Системата за менажиране на ваучери може да бъде тясно обвързана със системата за управление на промоции - бенефитът за клиента в резултат на покупка на промоционални артикули, е издаване на ваучер.

 Промоциите могат да обхващат по няколко групи артикули, съчетани с всички останали параметри за издаване нa ваучери.

 Филтрова система улеснява груповото избиране на артикулите, при чието купуване ще бъдат издавани ваучери.

Издаването на ваучери може да се комбинира и с използване на клиентска карта за лоялност. При закупуване на артикули на стойност над 50 лв., клиентът получава подарък ваучер на стойност 5 лв., при следваща покупка на стойност над 50лв.

Системата визуализира в Централен офис на веригата всички операции по издаване или използване на ваучери от обектите в реално време.

Глобалните настройки са свързани с генерирането на ваучери и по-специално образуването на кода на ваучера. В тях може да се задава префикс на кодовете на ваучери, които ще се генерират в системата, както и формат на баркода (на ваучера).

Стандартни данни за промоцията -Име, начална дата, крайна дата, статус, код и текст за КБ, начален и краен час, поле за избор на дни от седмицата в които е валидна промоцията;

Данни за ваучери - Поддържаните данни за ваучери са най-разнообразни по своя смисъл и могат основно да бъдат разделени на три групи: основни данни за ваучера; данни, свързани с връзката с клубни карти; данни, касаещи активиране на ваучери и плащане с тях на касовите места (Front Office).

В първата група влизат следните параметри и флагове:

• Код на ваучера – генерира се автоматично според глобалните настройки;
• Вид на ваучера – задава се автоматично според фирмата-потребител;
• Тип на ваучера – избира се при генериране на ваучери. Досега са разработени 4 типа ваучери: „Ваучер-подарък при нова клубна карта“, „Ваучер срещу бонус точки“, „Ваучер маркетингова кампания“ и „Ваучер-подарък“;
• Статус на ваучера- при генериране на ваучери може да се избира с какъв статус ще се генерират (някои директно се генерират като „Активни“). Във всеки един момент се следи статус на ваучер, като статусите биват: „Генериран“, „Предаден (на клиент)“,„Активен“, „Блокиран“ и „Използван“;
• Маркетингова кампания;
• Pdf – име на .pdf файла – шаблон.При генериране на ваучери има възможност да се генерира .pdf файл за всеки от тях, посредством попълване на специфични данни за ваучера в .pdf- файла – шаблон. Изискването е координатите на данните, които се попълват от системата във всички шаблони да са еднакви (т.е. данните от ваучера да се попълват на едни и същи места в .pdf файла);
• Дата на издаване (генериране).

Данни, свързани с активиране и плащане с ваучери на касовите места

• Период на валидност - при генериране на ваучери и в последствие с групова обработка може да се задава период на валидност на ваучера, който може да започва и с бъдеща дата спрямо датата на генериране;
• Номинал – когато ваучерите са за сума, се избира номинала на ваучера;
• Отстъпка – отстъпката на ваучера може да бъде свързана със сумата на бона или с определен артикул или група артикули;
• Артикулни критерии – във ваучера има възможност да се задават критерии за артикули, които могат да бъдат платени с конкретния ваучер. В момента те са обвързани с маркетинговата кампания, която е чисто информативно поле;
• Минимална сума за активиране– има възможност ваучерите да се активират на касовите места, ако сумата на бона е = или > от този параметър;
• Дата на активиране, Обект, в който е активиран ваучера, Оператор активирал ваучера – параметри, свързани с активиране на ваучери на касовите места;
• Минимална сума за плащане – при някои от типовете ваучери плащането с тях е възможно, само ако сумата на бона е = или > на този параметър;
• Изразходвана сума – при плащане с ваучер се записва сумата от ваучера, с която е платена (тя може да е < от номинала на ваучера).

Данни, свързани с клубни карти

• ИН на карта, ИН на картодържател– данни за връзка с клубна карта;
• Флаг дали при плащане с ваучер ще се натрупват бонуси;
• Флаг дали ваучерът е свързан с клубна карта.

Хронология на транзакциите

• Статус на транзакцията – „Записана“, „Чакаща“, „Анулирана“;
• Дата и час на транзакция;
• ИН на ваучер;
• Каса, Нулиране, Бон, Сериен номер на каса, Сума на бон – данни за касовия бона, при транзакции от тип „Активиране“ и „Използване на ваучер“;
• Обект, в който е извършена транзакцията;
• Оператор, извършил транзакцията;
• Тип на транзакцията – типовете транзакции, зависят от видовете действия с ваучери. Примерни: “Генериране (на ваучери)“, „Активиране“, „Блокиране“, „Промяна на периода на валидност“, „Използване на ваучер“, „Групово блокиране на ваучери“ и др.

Контролни механизми

• Системата работи без ограничение на функционалността дори без връзка с ваучер сървъра, благодарение на предвидения offline режим с мултиплициране на данните на касовото място;
• Системата позволява разпечатване на до три ваучера в касов бон;
• Системата контролира и позвлява издаване на до пет ваучера за дадена търговска промоция за картодържатели за всеки отделен картодържател с цел да не се допусне излизане от стандартите на едно домакинство;
• При използване на клиентска карта за издаване на ваучера, той може да бъде използван само след представяне на същата клиентска карта.