Horizon - Salaries and Personal Management

Horizon – Salaries and Personnel Management

Description

Horizon is an integrated software system for automation of salaries calculation, shift schedules preparation and processing activities, as well as for maintaining of company employees personal files. The system is multy-company and works in real-time with an unified data base. This allows users to use one or many of the system fuctionalities without having a negative impact on the information cpmleteness. The product is sucessfuly integrated in small and midsize companies as well as in large retail chains and holding structures. The system operates based on MSSQL, what implies information reliability and continuos safety.

The system consists of three modules which can work individually or integrated:

• Salaries and wages;

• Human Resources management;

• Schedules;

Product advantages

• The product meets all legal requirements of the Bulgarian legislation related to calculation of salaries;

• Maintains a record of all employment contracts;

• Possibility for performing corrections for a past period by automatic recalculation of the concerned parameters;

• Generation of all statements and declarations required by law;

• Large variety of statements and reports with possibility to select and filter by different and defined by the client criteria in order to obtain the most accurate information, free of redundant data;

• Possibility for interface connection with different accounting and management systems;

• Up-date of the full range of parameters established by the regulatory framework;

• Automatic software version up-date of all work places in the organization;

• Possibility for the user to define access rights for various system functions and data base parts as well as to operate with several data bases.

• Automated interfaces with the most popular accounting and ERP systems;

• Automated preparation and printing contracts, payment orders and salary slips on both matric and laser printers.

• Data export to the most popular formats – PDF, Excel;

• Preparation of annual and quarterly reports for the National Statistics Institute;

• Providing social security documents such as Certificate for insurable earnings (UP2) and Certificate for insurance record (UP3) upon termination of employment contracts;

• Direct automatic output on files or on magnetic information media for the National Revenue Agency and the National Insurance Institute.

Functionality:

Salaries and wages

• Possibility the user to reflect changes in wages, in distribution of target rewarding, incentives, indexation and compensations retroactively;

• Possibility to define an unlimited number of templates for accruals or deductions according to the preset user conditions;

• Possibility for tracking the performed settings, calculations and procedures through data history recording;

• Behind each amount on the salary slip there is an algorithm explained in colloquial form which helps the user to check the specific parameter;

• Possibility to allocate the wage funds by projects, where the used criteria is the amount of hours entered for each project;

• Obtaining information for the allocation of employers gross income and expenses by projects;

• Automatic charging of amounts for night, public holiday and extraordinary work according to the real worked out time based on an actual schedule;

• Generating salary slips with possibility to sent them by e-mail directly to the eployees;

• Mass accruals – salaries, bonuses, deductions;

• Bank transfers to personal accounts and to the budget. Export files to all banks in the country;

• Recapitulation by different criteria – full or partial.

Human Resources Management

• Recording personal electronic files;

• Entry and correction of a wide range of employees personal data, including aquired qualification, with possibility to enter outgoing numbers and to attach copies of certificates and proofing docunmets;

• Preparation of all necessary documents related to appointment, reappointment and dismissal of employees;

• Calendar – status of each appointment;

• Printing cover letters and declarations for sickness compensation;

• Import of data (personal data, bank accounts) from Excel;

• Creation and restoring archives;

Schedules

• Perfect work schedule visualization – daily and monthly;

• Generating unlimited number of work shifts in a sequence set by the user. Reporting of daily and nightly shifts work;

• Notification by alarm messages when exceeding the employee‘s legally permitted hours or rest days between the days or between the weeks;

• Direct input of sick leave / holiday leave on the „ Schedules“ screen;

• Direct link between „Schedules“ and „Wages and employees“ for a full information compatibility;

• Automatic generation of attendance sheet 76.

More about the product

List of employees – Visualizes all company employees including their terms and conditions on appointment. The wide filter allows the quick access to information for any specific employee.

Basic documents – The system offers the possibility for registration of all types of legal labor relations according to both the Labor Code and the Obligantions and Contracts Act.

Creation / revision of a labour contract – the system records the contract conclusion parameters, its validity and gives a notice in the month of its expiration. At contract creation the program offers all nomenclatures related to the employment of the employee – reasons for concluding the contract, work category, type of insurance, economic field of activity, personal category etc. The system allows automatically calculation of the gross salary when entering the net salary and the percent for the class. After creation of the document in the program it can be generated automatically on a company letterhead.

File of an employee – Includes complete information of the employee for a specific period (month). It makes the directly entry of absence – sick leave / holiday leave, as well as the generation of Declaration upon sample template no. 1.

Accruals and deduction - The system provides unlimited ability to create templates for accruals and deductions, which can be valid on company, department or position level.

Closure – The system generates Declaration No 1 and Declaration No 6 automatically, it provides possibility to carry out transfers to the budget and payments to employees upon entered bank accounts.

Schedules – The system permits to report the irregular working hours and to calculate the salaries according to the schedules. Possibility for creation of unlimited number and types of standards and work shifts. Automatic generation of a daily schedule, monthly schedule and of attendance form possible.

Reports – The system has a wide range of reports available – operational, management and required by law. Possibility to create custom reports on user criteria in order to obtain only the searched information without need of subsequent processing. All reports are generated in the system in MS Excel and PDF.

Заплати и възнаграждения

Възможност потребителят да отразява промени в работните заплати, разпределението на целеви награди, премии, индексации и компенсации със задна дата;
Възможност за дефиниране на неограничен брой шаблони за начисления или удръжки по зададени условия от потребителя;
Проследяемост на направените настройки, изчисления и процедури, посредством поддържане на история на данните;
Зад всяка сума, изведена във фиша, има алгоритъм, обяснен в разговорна форма, по който потребителят може да направи справка за параметъра;
Възможност за разпределяне на ФРЗ по проекти, като критерий са въведените часове за всеки проект;
Извеждане на информация за разпределението на брутен доход и разход на работодател по проекти;
Автоматично начисляване на суми за нощен, празничен и извънреден труд, съгласно изработеното по актуален график;
Генериране на фишове с възможност за директно изпращане по е-майл на служителите;
Масови начисления – заплати, бонуси, удръжки;
Банкови трансфери към лични сметки и към бюджета;
Експортни файлове към всички банки в страната;
Рекапитулации по различни критерии – пълни и частични.

Управление на човешките ресурси

Поддържане на персонално електронно досие;
Въвеждане и редактиране на богат спектър от персонални данни на служителите, включително придобити квалификации с възможност за въвеждане на изходящи номера и прикачване на копие от удостоверителните документи;
Изготвяне всички видове документи по назначаване, преназначаване и освобождаване на персонала;
Календар - състояние за всяко назначение;
Печат на придружителни писма и Декларации за обезщетения към болнични;
Импортиране на данни(лични данни, банкови сметки) от Excel;
Създаване и възстановяване на архиви.

Графици

Перфектна визуализация на работния график - дневен и месечен;
Генериране на неограничен брой шаблони на работни смени, в последователност, зададена от потребителя.Отчитане на дневен и нощен труд;
Сигнализация чрез предупредителни съобщения при надвишаване на законово позволените часове или на междудневните/междуседмични почивки на служителите;
Сумирано отчитане на работното време;
Директно нанасяне на болнични/отпуски от екран "Графици";
Директна връзка между "Графици" и "Заплати и кадри" за пълна съвместимост на информацията;
Автоматично генериране на присъствен лист 76.

Accents Horizon -
Когато се налага да преназначавате група служители или цели отдели и да коригирате възнагражденията им с процент или с твърда сума...
Използвайте функцията: Допълнително споразумение за избрана група служители.
- Промяна на основна месечна заплата с определен %;
- Промяна на основна месечна заплата с +/-зададена сума;
- Промяна на основна месечна заплата, чрез установяване на фиксирана сума за всички филтрирани назначения;
- Допълнително споразумение за промяна на Таблица за клас и % за клас;
Операцията приключва с опция за печат на всички създадени документи.

Промяната на работния календар, поради официалните почивни дни - вече е бързо, коректно и лесно
Тази функционалност позволява на потребителя да начисли по-малък брой дни за Платен годишен отпуск, както и да възстанови неизползвани дни отпуск от вече създаден документ. Най-често се прилага при промяна на работен календар при вече издадена Заповед за отпуск. Такива ситуации са приетите за „Неработен ден “някои празници, като: Празник на гр. Варна – 15-ти Август; Празник на гр. Добрич 25-ти Септември. Така не се налага Анулиране на документ или неговото прекратяване. След обработка се генерира Заповед за възстановяване на този ден,като остатък за ползване.

Край на безкрайното издаване на служебни бележки - използвайте масов печат на вече създадени документи
Тази функционалност позволява на потребителя да отпечата наведнъж, създадените документи през избран от него период. За всички избрани документи се генерира един файл във формат на Word,като всеки нов документ започва на нова страница.

Определянето на себестойност на труда е лесно, но когато трябва да я разпределите спрямо специфичната заетост на служителите...
Използвайте разработената за целта функционалност "Проекти" - Разпределяне на Фонд работна заплата и разход за работодател, според отработените часове по различни проекти. Функционалността е особено предпочитана от производствени предпятия. Работната заплата не се формира на база отработените часове по различните проекти, а се разпределя като себестойност към всеки проект. Има възможност за настройка, начислените суми за отпуск и болничен да се разпределят автоматично към фиксиран проект, според категорията труд.
Справки:
- Седмична справка за работа по проекти;
- Седмична заетост по проекти;
- Брутна работна заплата по проекти;
- Осигуровки работодател по проекти;
- Разход работодател по проекти;
- Месечна справка работна заплата по проекти.
Обвързване на работата по проект и смяната на назначението.
При недоизработени или надвишени часове, информацията в Актуален график се маркира в жълто.
Електронно досие на всеки служител - цялата необходима информация на едно място
Функционалността позволява да се съхранява в пълен вариант Електронно досие на служителите. Към досието може да се прикачат различни по формат сканирани документи (копие на лична карта; копие на шофьорска книжка, медицинско свидетелство, сертификати, удостоверения и др.)