NEXUS – filling station management system

Description

NEXUS is interoperation of software and technical features designed for filling stations chain management. It exceeds by far the fuel sales management functionalities. Servicing departmental filling stations by identifying the driver and the vehicle is one of the key system profiles. Beside the full servicing functionality and the additional operations belonging to a filling station, such as a shop and a bistro, the system offers a range of features to attract new and retain existing clients for a long period of time.

Product advantages

• VIVAClub cards authorization;

• Connection to the National lottery for ticket sales and payment of winnings; 

• Connection to Lottery Bulgaria for ticket sales and payment of winnings; 

• Integrated card payments;

• Management of departmental filling stations; 

- Enhancing the options for working in “self-servicing” mode to fit the departmental filling stations’ needs; 

- Reports – departmental filling stations;

- Control by vehicles and drivers;

- Identification through RFID cards;

• Integrated loyalty card systems.

• Corporate and Fleet cards management. The cards are issued and authorized by a centralized card system.

• Display of advertisements on a customer screen.

• Payment of utility bills. 

• Electronic label management.

• Integration with a self-servicing terminal. 

• Fully integrated communication with SAP.

• Automatic fiscal printer clock time adjustment upon time changes (from summer time to winter time and the opposite). 

Recommended configurations

 Work station

 Cash point

 Functionality

• Definition of access levels protected by a password;

• Connection to a Fiscal printer and Tax terminal and issuing a fiscal cash receipt.

• It meets all requirements on fiscal reporting of sales;

• Supporting actual inventory availability at any time. Updating the inventory of goods and fuels after any sale and supply;

• Possibility for different payment methods – cash, on credit, by check, with foreign currency, by a card, for own purposes; 

• Supports direct payment through bank terminal;

• Possibility to service many customers at the same time; 

• Visualization of each marking;

• Issue of invoices;

• Possibility for charging a variety of discounts and mark-ups;

• Processing of promotional goods;

• Customer card processing – connection to a centralized card server or working with local customer cards; 

• Working with magnetic strip cards and RFID cards;

• Automatic reading of level measuring system indications;

• Automated input booking of fuels according to the measured values of the level measuring system before and after supply;

• Sales by choosing on the filling pump and the client account out of a proposed list;

• Possibility to work with more than one unpaid account for fuel from one filling pump;

• Processing of protractions;

• Sale of vignettes by serial numbers; 

• Sales through barcode marking or code entry. Choosing goods by quick keys; 

• Possibility for implementing manual cash receipts;

• Printing all kind of cash reports (X and Z reports);

• Reports by shifts and operators; 

• Possibility to establish interfaces to external accounting systems.

Back office module – Warehouse management

• Determined access levels;

• Individually tracking the movement of each item by documents of carried out supplies, sales, non-cash output bookings, audits and revaluations.

• Detailed tracking filter for items or item samples with the possibility to record the defined conditions for multiple filter use. 

• Maintaining client and vendor nomenclature with information about the VAT No., ID No., address, telephone, banks, bank codes and bank accounts, discounts and others.

• Access to the chronology of performed sales;

• Client cards processing;

• Module for order request preparation; 

• A wide range of reports;

• Provides information for the sales by items for the day. 

• Review of the issued receipts on the checkouts with a possibility to track a concrete receipt or receipts by dates, number of checkouts, zeroing, receipt number, item included on the receipt etc. 

• It is possible to issue an invoice based on a cash receipt or based on more cash receipts at the same time. 

• Review of daily reports on the checkouts; 

• Module for creation, processing and management of revisions;

• Export of all tables (items, deliveries, sales for the day etc.) to Microsoft Excel. 

• The NEXUS 6.00-KL system is licensed for working with many types of fuel and gas filling pumps connected through a specialized controller.